Solutii de management si partajare a documentelor (fisiere si drepturi)

In contextul actual, al inmultirii numarului de utilizatori si a informatiilor dintr-o companie, este necesara existenta unei solutii de management si de partajare a documentelor. In plus, viteza de comunicare si nevoia de a accesa imediat informatia determina o buna colaborare si comunicare intre angajati. 

 

Nu te regasi in situatia lor

Vezi toate riscurile din campania Beleless aici

Beneficii

Solutiile de management si partajare a documentelor au drept scop depozitarea in comun a fisierelor electronice (cum ar fi documente, fisiere de sunet, fotografii, filme, imagini, baze de date, etc.), care pot fi accesate de catre statiile de lucru. Acestea pot fi stocate in aceeasi retea de calculatoare sau pot fi pe un calculator (server) in exteriorul companiei. Astfel, accesul se poate face direct din interiorul companiei, prin intermediul retelei locale sau la distanta, prin intermediul internetului.

Partajarea documentelor simplifica comunicarea in interiorul companiei, crescand colaborarea intre angajati si productivitatea acestora. Se reduc foarte mult timpii in care un fisier electronic este disponibil. Orice modificare adusa unui fisier este disponibila mult mai repede decat daca fisierul ar fi copiat pe un mediu extern (cd, dvd, disc extern, stick usb) si pus la dispozitie celorlalti utilizatori sau cand este trimis prin email.

 

Riscuri

Securitatea accesului la informatie este un aspect important care trebuie luat in calcul in cazul implementarii unei solutii de partajare a documentelor. In general, in interiorul companiilor sunt departamente, deci grupuri de utilizatori care doresc ca informatia sa ramana in interiorul departamentului. De asemenea, conducerea companiei doreste in general sa poata accesa cu usurinta toata informatia din interiorul companiei. Securitatea priveste nu numai accesul la informatie din interiorul companiei, cat si accesul din exteriorul companiei de catre persoane rau intentionate sau concurenta.

 

Solutii

Alegerea unei solutii de management si partajare trebuie realizata in conformitate cu anumiti parametrii: spatiul de stocare, disponibilitatea informatiei, activitatea firmei, viteza cu care este accesata informatia. Alegerea echipamentelor trebuie sa tina cont de cat de mult pot afecta activitatea firmei si care sunt pierderile daca utilizatorii nu au acces la fisiere. In cazul in care informatia stocata este confidentiala poate aparea necesitatea de a jurnaliza aspectele legate de activitatea utilizatorilor. Astfel, se poate sti cine a accesat, modificat sau sters un anumit fisier.

Exista mai multe solutii de management si partajare a documentelor bazate pe sistemul de operare (Windows, Linux, MacOS), pe echipamente fizice dedicate sau servicii de gazduire a informatiei in afara companiei pe internet (in cloud) de la Microsoft, Google, Dropbox.

Microsoft are propria solutie de partajare a fisierelor care vine cu propriile sisteme de operare. Prin intermediul Windows Server se poate implementa si gestiona un server de fisiere robust cu multe functionalitati, ce se poate integra usor cu sistemul de gestiune si management al utilizatorilor si al statiilor de lucru. SharePoint este o alta alternativa de la Microsot pentru companiile in care colaborarea joaca un rol important. Se pot atinge nivele de securitate si disponibilitate ridicate.  Informatia poate fi accesata in conditii de siguranta din exteriorul companiei, sau poate fi disponibila intre mai multe locatii, atunci cand compania are mai multe sedii.

Solutia bazata pe Linux poate fi o alternativa pentru firmele care au un buget limitat.  Fisierele pot fi accesate de pe statiile de lucru care folosesc sisteme de operare Windows. Echipamentele fizice dedicate pot fi, de asemenea, o alternativa pentru firmele care au un buget limitat. Acestea au  in general limitari atat la nivel de securitate, cat si la partea de management. Stocarea informatiei in afara companiei poate reprezenta o alternativa in anumite scenarii. Desi costurile sunt mai ridicate decat solutiile prezentate mai sus, Microsoft, Google sau Dropbox ofera un spatiu initial gratuit intre 2GB si 7GB.

 

Recomandarea noastra

Tinand cont de cele spuse mai sus si de faptul ca fiecare companie are propriul specific, alegerea unei bune solutii de management si partajare a documentelor este un aspect important pentru orice companie. O solutie bine pusa la punct si customizata pe nevoile specifice poate genera un avantaj competitiv.

_<-->